Prozessaufnahme - RPA Freelancer

Die Prozessaufnahme ist ein zentraler Schritt in der Prozessoptimierung und -automatisierung. Sie umfasst die Erfassung und detaillierte Dokumentation von Geschäftsprozessen, um ein klares Verständnis der bestehenden Abläufe zu gewinnen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Hier sind die typischen Aufgaben, die im Rahmen der Prozessaufnahme anfallen:

Definition der Ziele und des Umfangs: Festlegung, welche Prozesse aufgenommen werden sollen und was mit der Prozessaufnahme erreicht werden soll. Diese Zielsetzung hilft, den Fokus zu wahren und relevante Prozesse auszuwählen.
Stakeholder-Identifikation: Identifizieren und Einbeziehen der relevanten Personen (z. B. Prozessverantwortliche, Mitarbeiter), die detaillierte Einblicke in den Prozess haben und zur Prozessaufnahme beitragen können.
Zeitplanung und Ressourcenaufteilung: Festlegen eines realistischen Zeitplans für die Prozessaufnahme sowie die Zuordnung der benötigten Ressourcen und Tools (z. B. BPM-Software, Notationsstandards).

Interview und Workshops: Durchführen von Interviews und Workshops mit den relevanten Prozessbeteiligten, um ihre Sicht auf den Ablauf, Aufgaben und Herausforderungen zu erfahren.
Beobachtung vor Ort: Bei Bedarf direkte Beobachtung des Prozesses im Arbeitsalltag, um reale Abläufe und eventuelle Abweichungen von der Standarddokumentation zu erfassen.
Dokumentensichtung: Analyse vorhandener Dokumente wie Prozesshandbücher, Checklisten und Formularen, um bestehende Abläufe zu verstehen.
Datenerhebung: Erfassung von quantitativen Daten, z. B. Prozessdurchlaufzeiten, Fehlerraten, Kosten und Ressourcenverbrauch, um die Effizienz und Qualität des Prozesses zu bewerten.

Prozessmodellierung: Visualisierung des Ist-Prozesses mit Hilfe eines standardisierten Notationssystems (z. B. BPMN, EPK). Ein Prozessdiagramm hilft, komplexe Abläufe übersichtlich darzustellen und als Grundlage für die Analyse zu verwenden.
Erstellung einer Prozessbeschreibung: Neben dem Diagramm eine narrative Beschreibung des Prozesses erstellen, die Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten und Schnittstellen im Detail erläutert.
Identifikation von Schwachstellen und Engpässen: Identifizieren von ineffizienten Abläufen, Fehlerquellen und Engpässen im aktuellen Prozess. Diese Analyse dient als Grundlage für die Optimierung und spätere Automatisierung.

Feedbackschleifen: Den erstellten Ist-Prozess mit den relevanten Stakeholdern durchgehen und sicherstellen, dass alle Prozessschritte korrekt erfasst und modelliert sind.
Anpassungen und Korrekturen: Auf Basis des Feedbacks eventuelle Anpassungen vornehmen, um die Genauigkeit der Prozessaufnahme zu gewährleisten.
Freigabe des Ist-Prozesses: Sicherstellen, dass alle Beteiligten mit dem dokumentierten Prozess einverstanden sind und diesen als Grundlage für die nächste Phase akzeptieren.

SWOT-Analyse: Bewertung der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken des Prozesses, um gezielt Optimierungsbereiche zu identifizieren.
Root-Cause-Analyse: Identifikation der Grundursachen von Problemen und Ineffizienzen, z. B. durch die „5-Why“-Methode oder Ishikawa-Diagramme.
Benchmarking: Vergleich des Prozesses mit Best Practices oder Standards, um potenzielle Verbesserungen aufzudecken.

Zusammenfassung der Prozessaufnahme: Erstellung eines umfassenden Berichts, der die Erkenntnisse und Analysen zusammenfasst und dem Management als Entscheidungsgrundlage dient.
Optimierungsempfehlungen: Entwicklung von Handlungsempfehlungen, z. B. für die Prozessoptimierung oder Automatisierung. Diese Empfehlungen basieren auf den identifizierten Schwachstellen und Potenzialen.
Erstellung einer Roadmap für die Umsetzung: Definition der nächsten Schritte, falls der Prozess optimiert oder automatisiert werden soll. Hierzu gehört eine erste Planung für die Implementierung neuer Maßnahmen.